Datenschutzerklärung

ENTWURF vom 30. Oktober 2026. Nicht juristisch geprüft.

1 Verantwortlich

Vanilla Systems GmbH, Heiniweidstrasse 2A, 8806 Bäch, ks@vanillasystems.ch. Wir bearbeiten Personendaten nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).

2 Welche Daten wir bearbeiten

• Kontaktdaten: Firma, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
• Auftragsdaten: Devis, Pläne, Nachrichten, Notizen und Berichte. Diese Unterlagen können Personendaten Dritter enthalten, zum Beispiel Namen von Bauherrschaft, Architekten oder Bauleitung.
• Zahlungsdaten: Betrag, Zahlungsart, Zahlungsstatus. Kartendaten sehen wir nicht, sie gehen direkt an Stripe.
• Technische Daten: IP-Adresse und Zeitpunkt beim Aufruf der Webseite, für Sicherheit und Missbrauchsschutz.

3 Wofür

Wir bearbeiten die Daten, um Aufträge anzunehmen, auszuführen und abzurechnen, um mit Ihnen zu kommunizieren und um die Webseite sicher zu betreiben. Wir verwenden Ihre Unterlagen nicht, um KI-Modelle zu trainieren, und verkaufen keine Daten.

4 Dienstleister

Folgende Dienstleister bearbeiten Daten in unserem Auftrag:

• Cloudflare: Webseite, Datenbank, Dateien, E-Mail-Empfang. Speicherung in der EU. Sprachnachrichten per WhatsApp schreibt Cloudflare Workers AI automatisch ab; diese Verarbeitung kann ausserhalb der EU stattfinden.
• Anthropic (USA): KI-Analyse der Unterlagen und der KI-Assistent, der WhatsApp-Nachrichten zu DeviCheck-Aufträgen beantwortet.
• Stripe (Irland/USA): Zahlung.
• Meta / WhatsApp: Kommunikation per WhatsApp, wenn Sie diesen Kanal nutzen. Unsere WhatsApp-Nummer ist auch die Geschäftsnummer von Vanilla Systems. Nachrichten, die nicht einen DeviCheck-Auftrag betreffen, speichern wir nicht in der Auftragsablage und geben sie nicht an die KI weiter.
• Resend (USA): Versand von E-Mails.

Dabei können Daten in die USA übermittelt werden. Wir stützen uns auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder auf Standardvertragsklauseln.

5 Wie lange

Unterlagen und Berichte löschen wir 30 Tage nach Abschluss des Auftrags. Auftragsmappen, die nie gestartet werden, löschen wir nach 14 Tagen. Buchhaltungsdaten bewahren wir so lange auf, wie das Gesetz es verlangt (in der Regel 10 Jahre).

6 Cookies und Analyse

Diese Webseite setzt keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken. Zum Schutz vor Missbrauch nutzen wir Cloudflare Turnstile.

7 Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen, sie berichtigen oder löschen lassen. Schreiben Sie an ks@vanillasystems.ch. Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.